מידע חשוב שצריך לדעת לפני הטמעת מערכות מידע

תחום מערכות מידע מבוסס בעיקרו על תוכנות ממוחשבות אשר התפקיד שלהן, ניחשתם נכון, הוא ניהול מידע: זה יכול להיות מידע מכל סוג שהוא, לרבות מידע דמוגרפי, אישי, כלכלי, תעשייתי וכיוצא בזה. בנוסף על כך, מערכות המידע המתקדמות כיום מיועדות לאפשר שלל פעולות ביחס למידע, ובכלל זה אחסון, ניהול, עיבוד ושליפה מהירה שלו. הכול במטרה שהעסק, הארגון, המוסד או האדם הפרטי שמשתמשים במערכת יוכלו לנהל את המידע שלהם ביעילות, מה שישפר את ההתנהלות כולה. נקודה משמעותית נוספת, וכאן אנחנו כבר מתחילים להיכנס לעובי הקורה, היא שמערכות מידע הוא תחום תיאורטי רחב בכל קנה מידה. אחד המודלים המוכרים ביותר בתחום הוא מודל שלוש השכבות, אשר על פיו כוללת מערכת המידע את השכבות הבאות, המשלימות האחת את השנייה:

מערכות מידע בהתאם להגדרת הצרכים

נקודת המוצא היא שאין מערכת מידע אחת אשר דומה לחברתה. ברור, למשל, כי מערכות הפעלה למחשב צריכות להיות שונות בעשרות מונים מאשר תוכנה לניהול ועד בית, וכי יש הבדל מהותי בין ניהול ארגון גדול לבין ניהול ארגון קטן. לכן, כאשר ברורים המאפיינים הכלליים והניהוליים של הארגון, השלב הראשון הוא כאשר מבינים שיש צורך במערכת מידע חדשה, או לחילופין כשמעוניינים לשדרג או להחליף את זו הקיימת. הגדרה ראשונית זו כוללת בתוכה סוגיות משמעותיות הנוגעות לארגון ולמערכת המידע גם יחד, ובכלל זה הגדרת מטרות העבודה, הצרכים הכלליים שהמערכת צריכה למלא, התקציב שיכול להיות מוקצב למשימה וכיוצא בזה. לאחר מכן, צריך להתבצע שלב אפיון המערכת, ובו המערכת תתחיל לרקום עור וגידים. בשלב זה יתגבש הפתרון הספציפי, בהתאם לצרכים שהוגדרו קודם לכן, לרוב, בצורה של החלטה על המערכות ועל התוכנות השונות שייכנסו לתמונה ועל דפוסי השימוש בהן. אין לזלזל בחשיבותו של שלב זה, שהוא למעשה הבסיס שעליו יושתתו מערכות המידע. מכיוון שבדרך כלל אין למנהל הממוצע את הידע המספק להחלטות מהסוג הזה, נכנס לתמונה שירות חשוב במיוחד של חברות פיתוח והטמעת מערכות ארגוניות, והוא ייעוץ מקיף לגבי תכנון והשמת המערכת.

הגדרת המשתמשים במערכת

דגש משמעותי אחר הוא על היררכייה ארגונית, שצריכה להיות קשורה גם בכל הנוגע למערכות המידע. במרבית הארגונים, ככל שהאדם נמצא בדרג רם יותר, כך תהיה לו שליטה על מספר הולך וגודל של מערכות מידע, בעוד אלה שנמצאים במקומות נמוכים יחסית בהיררכיית הארגון, יתעסקו בדרך כלל עם מערכות מידע בודדות הנוגעות לתחום העיסוק שלהם בלבד. תיאוריה מקובלת מחלקת את בעלי התפקידים לשלוש, מבחינת מערכות המידע: דרג תפעולי, דרך ניהולי ודרג אסטרטגי - כל אחד עם תחומי פעילות מוגדרים. בהמשך לכך, רבים ימליצו למנות או להגדיר מנהל פרויקט שיקשר למעשה בין הדרג המנהלי של הארגון, בין עובדי הארגון ובין החברה שמספקת לו את אותן מערכות מידע. על כל פנים, ברור שחלוקת התפקידים צריכה להתבצע בשלב מוקדם במיוחד של ההטמעה, וזאת על מנת למנוע כפילויות, או לחילופין נפילה של מערכות מידע שונות אל בין הכיסאות.

השלבים הטכניים של הטמעת מערכות מידע

היות וחלק הארי של מערכות המידע מבוסס על פתרונות מחשוב ועל טכנולוגיה מתקדמת, ברור כי שלבים דוגמת עיצוב ובנייתה של המערכת, ביצוע בדיקות, התקנתה והרצתה הם חלק מהותי בדרך להטמעה הסופית. כל אחד מהשלבים האלה צריך להתבצע על ידי חברה הפועלת בתחום מערכות המידע, כאשר חשוב לוודא כי ההתקנה כוללת גם הדרכה של כל מי שעתיד לבוא במגע עם המערכת, לגבי הפונקציות המרכזיות שלה. זהו השלב שבו מומלץ מאוד גם לפרט על יתרונותיהן של אותן מערכות מידע, מה שיעלה את המוטיבציה של העובדים ללמוד אותן עד רמת היסוד. השלב המרכזי, אם כך, הוא השלב של הטמעת המערכת בארגון הלכה למעשה, כלומר, השלב שבו הארגון מתחיל להתנהל על פי המערכת בלבד, מה שמהווה עבורו שינוי משמעותי. אם ההדרכה לעובדים נעשתה כראוי, ואם ניתן מענה קודם לכן להתנגדויות או לשאלות שעלולות לצוץ ביחס למערכת (למשל, חשש כי עבודתם תיחשב ליעילה פחות עקב כניסת המערכת הטכנולוגית לתמונה), סביר שההטמעה תהיה פשוטה מעט יותר. בכל מקרה, צריך לקחת בחשבון שהליך ההטמעה, על מנת שיסתיים לחלוטין, עלול להימשך גם מספר שבועות, או אפילו חודשים במערכות המורכבות יותר. למידת המערכת צריכה להיות הדרגתית, ולצאת מנקודת הנחה שנדרשים לעתים לא מעט ימי חסד. דגש חשוב אחר הוא על קשיים ועל קושיות ובעיות שעולות בקרב המשתמשים לכל אורך תקופת הקליטה. בתקופה זו, עלול להתברר כי מאפיינים שונים במערכת אינם מתאימים בהכרח לארגון המשתמש במערכות, ולכן נדרשים אי אילו שינויים במערכות המידע. גם כאן, מומלץ למנהלי הארגון להיות עם האצבע על הדופק, ולערב את אנשי החברה שסיפקה את מערכות המידע, עד למציאת הפתרון האידיאלי.