תוכנת אקסל של אופיס - מה זה, ולמה זה כזה טוב לי?

היא נמצאת בין שאר הכלים של מיקרוסופט אופיס - חבילת התוכנות המשרדיות של חברת מיקרוסופט, וכל אחד מאיתנו בוודאי ניסה אותה והשתמש בה לפחות פעם אחת במהלך חייו. אבל האם אנחנו באמת מודעים לכוח וליכולות של תוכנת האקסל? היום כמעט כל מוסד ובית ספר אשר מציע הדרכת מחשבים או לימוד מחשבים, כולל בין שלל הקורסים שלו גם קורס המציע לימוד אקסל - למתחילים, למתקדמים ולאשפים. אם כך, כנראה שזוהי תוכנה שהמשתמש הממוצע לא יודע עליה הרבה מדי. וזה בדיוק העניין: אם היינו יודעים עליה קצת יותר, ככל הנראה גם היינו משתמשים בה טוב יותר ומנצלים אותה עד תומה
כניסה לרשימת ספקים ובעלי מקצוע בסיווג ייעוץ והדרכות מחשוב

אחת הבעיות עם תוכנת אקסל היא שמרוב התחכום ושפע היכולות שהיא מציעה למשתמש הממוצע, האחרון פשוט 'טובע' ולא מוצא את עצמו. זו אינה תוכנת עיבוד תמלילים פשוטה כמו וורד, שבה רוב הפעולות נוגעות לטקסט, יחד עם עיצוב פשוט. זו לא תוכנת עיצוב  המצגות מסוגה של פאוור פוינט (Power Point) שתכליתה אחת בלבד. כאן מדובר על  תוכנה שיש לה שלל רבדים ומישורים, אשר יכולים להתאים לכל אחד - מהמשתמש הפרטי,  דרך הכלכלן ועד המתכנת. כדי ליהנות מכל מה שיש לתוכנה המופלאה הזו להציע, כדאי מאוד להכיר את מאפייניה ויכולותיה.

 

אקסל למשתמש הפשוט: טבלאות קלות לשימוש וחישובים מתמטיים בסיסיים

מבחינת המשתמש הפשוט, האקסל היא לא יותר מאשר פלטפורמה מצוינת של טבלאות.  הטבלאות הללו מאפשרות ליצור סדר בכל נתונים באשר הם, החל מחישובי הכנסות והוצאות של משק הבית, ועד לצבירת נתונים לגבי חסכונות שונים והריבית שלהם. ההצגה בטבלה,  והאפשרות הפשוטה והנוחה להזין כל נתון בטבלה - תוך כדי הפיכתו ממספר סתמי לערך שניתן לחישוב - אלו היכולות שקורצות למשתמש הפשוט.
 
ברגע שאותו משתמש יזין נתון כלשהו לאחד התאים שבתוכנה, הוא יוכל לעשות אתו כל  שירצה: לחבר, לחסר, להכפיל, לחלק, במספרים משתנים או בערך קבוע, באחוזים, עם מספר ספרות לאחר הנקודה או בערכים שלמים ללא שארית. כל דבר שירצה, ימצא בין שלל הפונקציות שמציעה התוכנה, אי שם מאחורי כפתור ה-fx הידוע.
 
וזה לא הכול. תוכנת האקסל יכולה להספיק גם להצגה פשוטה של נתונים, בלי חישובים ובלי 'התחכמויות'. רוצים לראות כמה כסף הרווחתם בכל חודש, בכל שנה, למשך 20 שנים? תוכלו להציג זאת בצורה הפשוטה ביותר בגיליון הטבלאות של האקסל. למעשה, אם תרצו,  תוכלו גם להציג את אותם נתונים, תוך לחיצה אחת, בגרפים שונים ובכלים גרפיים אחרים,  שהופכים את הנתונים לקלים יותר לעיכול מבחינה ויזואלית. פשוט, קל, מהיר - יותר מכל תוכנה אחרת.
 

למשתמש המתקדם: ניתוח פיננסי וכלים כלכליים

זה לא נעצר כאן. כפי שכבר ציינו, בעזרת האקסל אפשר להגיע לרמות הגבוהות ביותר,  ולמעשה, כיום לא מעט אנשי כלכלה ופיננסים משתמשים בתוכנה הזו - על אף שמדובר לכאורה בתוכנה פשוטה למדי - כדי להציג נתונים, לאגור אותם ולהסיק מהם מסקנות. והפשטות היא בדיוק המפתח כאן. בניגוד לתוכנות אחרות שיהפכו את כל העיסוק במספרים למסובך ולמסורבל, עם אקסל הכול הופך להיות פשוט יותר.
 
איש הכלכלה יכול להציב בתא מסוים חישוב מסובך, שמורכב ממשוואה מורכבת, על סמך משתנים בלבד. התוכנה עצמה תעשה אחד ועוד אחד, תחבר, תכפול, תחסיר על פי בקשת המשתמש, ותיצור את המשוואה המדויקת שרצה. ירצה אותו משתמש 'לגרור' את מהותה של המשוואה לנתונים אחרים, לגיליונות אחרים וכדומה? לא צריך להתאמץ. הכול נעשה בתנועת עכבר קלה ופשוטה.
 
אקסל אף מאפשרת חישוב והצגה של נתונים פיננסיים, כאלו שלאחר מכן אפשר גם לנתח בקלות. אותם אחוזים יכולים לשמש לחישובי ריביות, לחישוב סטיות חישוביות שונות ואפילו  לצפי פיננסי לשנים קדימה. בעזרת כלי המרת מטבעות החוץ, אפשר לחשב בקלות ערכים  שונים שיכולים להתעדכן באופן מידי, בלחיצת כפתור, והכול על סמך משוואה אחת, על סמך הוראה מתמטית או על בסיס חישוב מסוים שנכתבו מראש, ושילוו את גיליון האקסל מאותו רגע והלאה. פשוט, קל ומדויק כמו שכל כלכלן מחפש.
 

למשתמש האשף: כלים תכנותיים שלא כולם מכירים

אקסל מאפשרת - ואת זה רוב האנשים לא יודעים - חופש תכנותי רחב. אדם אשר מחזיק בידע תכנותי, ואשר יודע כיצד לכתוב קוד תוכנה, יוכל לקחת את התוכנה הזו לגבהים חדשים, ולעצב אותה כרצונו. הוא יכול להוסיף לה פונקציות חישוביות שונות, להוסיף  ליכולותיה הקיימות תוספות חישוביות שונות ולמעשה להפוך את התוכנה לכלי מתמטי,  חשבונאי וכלכלי חזק במיוחד. הכול מסתתר אי שם מתחת למשבצות האינסופיות, ועומד לרשות המשתמש בכל רגע ורגע שיחפוץ בכך.
 
אפשר לראות בעניין זה את אותו גורם שממחיש יותר מכל את יכולותיה של האקסל: היא פשוטה, גמישה ואפשרית להתאמה בקלות. לכן, כל אדם שמבקש ללמוד על הכרת המחשב  ייקח קורס במחשבים שכולל לימודי אקסל, אך גם אדם שרוצה להרחיב ולחזק את יכולותיו הכלכליות יעשה זאת. הדרכת מחשבים רצינית, בין אם למשתמש מתחיל ובין אם למתקדם ביותר, תתמקד בשלב כזה או אחר באקסל, פשוט משום שלתוכנה הזו יש כלים שיכולים לשמש כל אחד בכל שלב בחייו. כל שצריך הוא להכיר אותה לעומק.
 
חזרה לרשימת המאמרים בנושא ייעוץ והדרכות מחשוב
האם המאמר עזר לך?