המדריך המלא לבחירת אולם אירועים או גן אירועים

המרחק מהמרכז, הקירוי המגן, ההנגשה המתחשבת, האור בשירותים, השומר בכניסה - אם חשבתם שלבחור באולם שמחות או בגן אירועים זה כמו נגיסת ביס קטן ומענג מעוגת קצפת, קבלו את שלל הפרמטרים שמרכיבים את ההכרעה
כניסה לרשימת ספקים ובעלי מקצוע בסיווג אולמות אירועים וגני אירועים

אחרי שהבטחתם זה לזו ברגע של תשוקה שיועדתם האחד לשנייה ולהפך לנצח נצחים, או שהפתעתם את כל הדודות המלחיצות בהודעה על צאת עוללכם הראשון לאוויר העולם, או שהחלטתם שהגיע הזמן לצ'פר את אמא במסיבת יומולדת מפוארת או שהדרך אל הקידום עוברת דרך הפקת אירוע אישי לבוס, תעמדו בפני שתי ההכרעות החשובות הבאות: בחירת התאריך המכונן ובחירת האתר שבו יתקיים האירוע.

 

חם-קר: בחירת העונה

התבייתות על מועד היום הגדול חשובה בעיקר בנוגע לבחירת עונת השנה, שכן אין דינו של אירוע קיץ כזה של אירוע חורף. אמנם בלבנט שלנו ימי החורף לא מאיימים במיוחד על רבים מהחוגגים, וענני גשם ספורים מעל לא יבריחו את הרוקדים מתחת, אבל קל יותר לבחור בגן אירועים פתוח, בחורשה ירוקה, בשדה שיבולים או בחוף ים, כשאת שעת השין מראה שעון קיץ ולא שעון חורף. שוחרי הקור יטענו מנגד, שאירוע חורפי משרה אווירה מהודרת, קלאסית ואלגנטית, שלא לומר אינטימית, יותר מאשר אירוע קיצי מיוזע, ומאפשר זכייה במתנות נדיבות יותר מהאורחים, שאינם מותשים מלו"ז אירועים מסחרר כמו בקיץ.

כך או אחרת, בבחירת התאריך כדאי להביא בחשבון שמחירי האולמות וגני האירועים נוסקים בין יוני לספטמבר ויורדים בין נובמבר למרץ. בנוסף, כדאי לזכור שסביב החגים, דווקא בספטמבר האטרקטיבי מבחינת מזג אוויר, ובחופשת הקיץ של יולי-אוגוסט, רבים נוטים לחגוג בחו"ל, אפילו אם הוזמנו למסיבת המאה שלכם. לעומת זאת, בתקופת ספירת העומר שבין פסח לשבועות ובתקופת בין המצרים שבין צום י"ז בתמוז לצום ט' באב, בה מתאבלים ביהדות על חורבן בית המקדש, המחירים מוזלים באולמות האירועים.
 
 

היום, היום הזה ממש: קביעת תאריך

גם לבחירת היום בשבוע יש חשיבות מסוימת, במיוחד משום שאירוע שייערך ביום חמישי, היום הפופולרי ביותר לקיום אירועים, יעלה לכם יותר. ייתכן, אף, שכדי לשריין אותו לעצמכם תצטרכו לתת מקדמה יפה. בנוסף, לאירוע שתערכו ביום חמישי, סביר להניח שהאורחים שלכם יבואו חמושים לא רק בברכות, אלא גם בקללות על פקקי התנועה שבקושי נחלצו מהם בדרך אל האושר. עם זאת, כשיירגעו הרוחות, הם יוכלו לרקוד ללא הגבלה עד אור בוקר יום שישי, שאינו מטריד בלחצי עבודה. ביום ראשון תפגשו ודאי באורחים רעננים יותר ועייפים פחות, ביום שני תזכו לברכתה של היהדות (אם האירוע ייערך אחרי השקיעה וייחשב לכזה הנערך ביום שלישי שבו נאמר "פעמיים כי טוב"), ובלי קשר לימות השבוע - תמיד נחמד להיחרט בזיכרון החברים כמי שדאג להזמינם לחגוג ב-11.11.11 או בוולנטיינ'ס דיי. יש לדעת שלפי היהדות אסור להינשא בסופי שבוע, בערבי חג ובימי חג, בימי צום, בימי ספירת העומר ובתקופת בין המצרים.

 

ועם כל הכבוד ללוח השנה הגלובאלי, כדאי שתוודאו שהתאריך מתאים גם לכם ולמקורבים שממש חשוב לכם לראותם בין אורחיכם. וזכרו שמאחר שלא בטוח שבכל מקום יחכו רק להחלטה שלכם על התאריך המועדף, כדאי שתשריינו מבעוד מועד את המועד שבחרתם במקום שבחרתם.
 

במקום שאליו אני הולך: סדרי עדיפויות
ואיך תדעו באיזה מקום לבחור? לשאלה שלשמה התכנסנו כאן, תוכלו להשיב רק לאחר שתשקללו מספר פרמטרים חשובים. לפני שתיסעו לראות כמה מקומות, קבלו המלצות מחברים, היכנסו למערכת סינונים מתוחכמת המציגה רשימה ממוקדת של אולמות וגנים לאירוע והיזכרו בזירות האירועים שחגגתם בהם בשנים האחרונות חגיגות של אחרים ואהבתם. כשבהמשך תתחילו לבקר באתרים אופציונליים, ואחרי שתבדקו את העיצוב והאווירה בהם, את הנגישות ואת אפשרות האכלוס של האורחים, ותדברו עם בעלי המקום ועם מי שערך בהם את האירוע שלו, בנו לעצמכם מעין טבלה השוואתית, לפי הפרמטרים החשובים שיפורטו להלן. רשמו בקיצור את תשובתכם במשבצת המתאימה לכל אחת מהשאלות ומהסוגיות, ונסו לשקלל את הניקוד ולהשוות בין החלופות. רק זכרו שרבות מההחלטות נקבעות בסופו של דבר פחות באמצעות ניקוד משוקלל ויותר על פי נטיית לב בלתי מוסברת.

 

קרנבל אינטימי: מספר המוזמנים
אחד הגורמים המרכזיים שישפיעו על הבחירה, אחרי שסוגיית עונת השנה נפתרה, הוא מספר המוזמנים. ערכו רשימת מוזמנים מסודרת ומעודכנת ככל שניתן, והחליטו לפי העדפתכם אם מתאים לכם אירוע רב משתתפים או דווקא ערב צנוע ואינטימי. מההחלטה הזו ינבע אופי האירוע ולכן גם הבחירה במקום. אירוע אינטימי שייערך באתר גדול מאוד עלול לגזור על משתתפיו היבלעות בחלל, ואילו פסטיבל עתיר מוזמנים יפוצץ מצפיפות מקום קטן-ממדים. כדאי לדעת גם שחלק מהמקומות מתנים את העסקה במספר מינימלי של מוזמנים, אחרים מוגבלים במקום ויש אתרים שיכולים להכיל עם רב וללא תנאים מוקדמים. ואם תחשקו דווקא בחצר הבית של ההורים או בדשא בגינה, דעו כי למרות שלא תצטרכו לשלם על המקום לא בהכרח תוזילו הוצאות - הרי מישהו יצטרך לדאוג לתאורה, להגברה, לריהוט הגן, לאבטחה ולשירותים הציבוריים.
 
כמה זה עולה לנו: בניית תקציב
גורם מרכזי נוסף שמשפיע על ההחלטה הוא התקציב שברשותכם. תצטרכו להיערך מבעוד מועד לחלוקת העוגה, להקצות נתח מהסכום הכולל לכל סעיף וסעיף (אולם, קייטרינג, תקליטן, צלם, עיצוב, לבוש, הזמנות וכו') ולבחון את העזרה בהשקעה ואת גובה ההשתתפות הכספית מצד יקיריכם, מקורביכם ובעלי העניין. כדאי להימנע מלפנטז על סכומי עתק שיופיעו על הצ'קים של האורחים: ברבים מהמקרים הם לא יחזירו את מחיר המנה, וודאי שלא את מחיר ההשתתפות שבו מגולמים יתר מרכיבי האירוע. כדי לא להיקלע לחובות ולא לחטוף כאבי ראש מיותרים בדרך לנטילת הלוואה מהבנק, רצוי לבנות תקציב ריאלי ולעמוד בו.
 
ימינה, שמאלה והלאה: מיקום האירוע
ההחלטה על מיקום האירוע שלכם תלויה, כמובן, באזור מגוריכם, אבל מעט התחשבות באורחים לא הזיקה מעולם לאיש. הרי לא תרצו שהם יפספסו את ברכת הפתיחה שעליה גאוותכם או שיעזבו את האירוע לפני הקליימקס המרטיט על הבמה רק בגלל הנסיעה הארוכה הצפויה להם. מקום טוב באמצע, שאינו מרוחק יותר משעת נסיעה (כולל פקקים סבירים) ממקום עבודתם או מגוריהם של רוב המוזמנים, ייחשב לסביר. כדאי גם לשכור שירותי הסעה מאורגנת עבור המוזמנים הרחוקים יותר, וליידע אותם בכך. מהבחירה באזור נובע גם המחיר (ולהפך): ככל שהאולם או הגן קרובים יותר למרכז הארץ, כך מחיריו גבוהים יותר.
 
גן סגור: בטבע או באולם?
התשובה לשאלת הבחירה בין גן לאולם קשורה, כאמור, גם בעונת השנה, אבל יותר מכל בהעדפה האישית. חשבו האם אווירה של עצים, מים ושמים מתאימים לאופייכם ולאופי האירוע, או שדווקא אולם מעוצב ומיושב שאפשר להנדס בין כתליו תפאורה מפוארת ישמח את לבכם. למזלכם הטוב, לא מעט מקומות מציעים היום שילוב בין השניים ומאחדים גן תחת כיפת השמים עם אזור סגור וממוזג תחת קורת גג.
 
ארזת לבד? אבטחת האירוע
בביקוריכם באתרים, ודאו שהם מאובטחים. שאלו כמה מאבטחים ינכחו באירוע והאם הם נושאים נשק, מיהי חברת האבטחה, האם נבדקים גם כלי הרכב המגיעים לאירוע, האם נערכים פטרולים באזור והאם השומרים ייאותו להיעזר ברשימת האורחים שלכם כדי לדעת את מי להכניס לאירוע ואת מי להשאיר בחוץ.
 
מי ישמע? בדיקת הסאונד
בררו שבמקום יש אקוסטיקה טובה, שמאפשרת לקהלים השונים חופש ביטוי, כלומר שמי שרוצה לשבת ולדבר באזור השולחנות יוכל לעשות זאת בנוחות יחסית בהתחשב בדציבלים הפוקדים את רחבת הריקודים. בדקו בשטח שככל שאתם מצויים רחוק מהרחבה, כך עוצמת הסאונד יורדת.
חשוב גם לוודא שהאתר מצויד במערכות הגברה ותאורה טובות, שממוקמות בעמדות נכונות (באזורי המזנונים, השולחנות והבמה) ולדעת האם אתם צריכים לשלם עבורן תשלום נוסף והאם המקום מחזיק טכנאי מוסמך לכל צרה טכנית שתצוץ חלילה. אם ההגברה לא איכותית, דאגו שהתקליטן יביא מערכת משלו. הרמקולים צריכים לפנות כלפי הרוקדים ולא אל הסועדים שוחרי השיחה, ואחד מהם צריך להיות קרוב לבמה. בנוסף, על המקום להחזיק בגנרטור לשעת חירום, שמתחיל לפעול אוטומטית ברגע שמתעוררת תקלה במערכות ההגברה או התאורה. ודאו שהוא קיים, שיש אחראי שיפעילו במקרה הצורך ושיעשה זאת בזמן. תחום חשמלי-טכני נוסף שיש לשים אליו לב הוא המיזוג בקיץ והחימום בחורף. ודאו שהמזגנים והמאווררים שבמקום אכן בתוקף, או שהתנורים יעשו את עבודתם נאמנה.
 
השפן הנכון: שיתוף בעלי המקום באטרקציות
אם אתם מעוניינים בשליפת שפנים מהכובע, בהפרחת יונים בין הזיקוקים או באטרקציות מרנינות אחרות שאינן טריוויאליות, וגם אם מסמר הערב הוא בסך הכל סרט וידיאו ייחודי או נגינת כינור בלעדית, עליכם לעדכן את בעלי המקום ולוודא עמם שהם ערוכים להגשמת הפנטזיות שלכם.
 
לשבת לקום: סידור השולחנות
בררו איזה סוג ישיבה מקובל במקום, איך מסודרים השולחנות, באיזה מרחק זה מזה וכמה אנשים יוכלו להסב סביבם, אילו כיסאות מותאמים להם, האם מתאפשרת ישיבה אלטרנטיבית על ספות נמוכות, פוטונים, כריות ונדנדות בקונספט של פינות ישיבה והאם נהוג לערוך שולחנות בר גבוהים. גששו למידת חופש ההחלטה שלכם לגבי מיקום הבר ובקשו עמדה ליד רחבת הריקודים ועמדה נוספת באזור השולחנות.
 
בדקו את הקירוי (כדי ששמלות הנשף לא תירטבנה), את הריצוף של רחבת הריקודים (כדי שנעלי העקב לא תחלקנה) ואת גודלה. ובכלל, שימו לב לעיצוב במקום, של החלל כולו ושל אזורי השולחנות, המזנונים, רחבת הריקודים והבמה, ובדקו עם בעלי האתר האם הם מספקים שולחן קבלת אורחים שעליו פתקיות הישיבה, דיילים שיכוונו את האורחים לשולחנותיהם, עגלת מתנות, כספת ושומר וכן חדרון להתארגנות, התרעננות והחלפת בגדים. בררו גם האם תוכלו להוסיף אלמנטים ממקור חיצוני והאם עבור סוג ריהוט או עיצוב שבמקום גובים תשלום נוסף.
 
גישה, חצי גישה: מפה והגעה למקום האירוע
חשוב שהאורחים יבינו כיצד להגיע אל המקום, בעיקר אם אינו מוכר או מתחבא מאחורי פרדסים עלומים. אם לא תרשמו על ההזמנה כתובת ותצרפו מפה קטנה, לא בטוח שגם ג'י.פי.אס יוכל להועיל. במקרה שמדובר באתר סתרים, ודאו מבעוד מועד שדרכי הגישה אליו יהיו מספקות ובטוחות, מוארות ומשולטות. התחשבותכם תוערך עוד יותר אם תבטיחו שלכלי הרכב תהיה אפשרות לחנות בצורה מסודרת, מהירה ובטוחה, ואם הכניסה למקום תונגש לנכים.
 
איפה הילד: התחשבות בעוללים
בדקו אם יש במקום כיסאות לילדים כמספר הילדים הקטנים (עד גיל שלוש) שעשויים לפקוד את האירוע שלכם, ובררו לגבי הגשת המנות לילדים - האם מסתפקים כאן בשניצל וצ'יפס או שיש פתיחות ליצירתיות עוללית.
 
מה הטעם: בחירת הקייטרינג
יש מקומות שיחייבו אתכם להשתמש בקייטרינג הבית שלהם, ואחרים יתנו לכם חופש פעולה להביא את הקייטרינג המועדף עליכם. גם זה מהווה שיקול בהחלטה. חשוב שתבצעו מקצה טעימות, בעזרת קרובים שאתם סומכים על טעמם, תסגרו על התפריט ועל מחיר המנה ותוודאו את צורת ההגשה ומיומנות המגישים.
 
ניקיון כפיים: היגיינה בשירותים
חשוב להבטיח שהמקום שתבחרו יהיה חף מבעיות היגיינה ותחלואה. אם הוא סמוך למקור מים, ודאו שנערך בו ריסוס להדברת יתושים ויתר מרעין בישין, ושהוא ייערך מספיק זמן לפני האירוע. בדקו את השירותים שבמקום והבטיחו ככל האפשר שהאורחים שלכם לא יצטרכו להתפלש, חלילה, בחוויה טואלטית שלילית. אם תרצו שהבדיקה תהיה מהימנה, ערכו אותה בשעת לילה מאוחרת יחסית, לאחר שהשירותים כבר אירחו בתאיהם לא מעט מוזמנים. בררו אם יש במקום אדם האחראי על ניקיון השירותים עד תום האירוע, והאם יש עזרי ניקיון, רחצה וניגוב מסודרים בתאי השירותים וליד הכיורים.
 
מקום מאושר: קבלת רישיונות
למקום שתבחרו חייב להיות רישיון עסק, לאחר קבלת אישורים ממכבי אש וממשרד הבריאות ואחרי שאושרו כל נושאי הבטיחות והנגישות בו. בקשו לראות את הרישיון (זו לא תיחשב לחוצפה), ואם חשוב לכם ודאו גם שהאתר מחזיק בתעודת כשרות כדת וכדין. בנוסף, ודאו שיש למקום אישור להפעלת המוזיקה בדציבלים הרצויים עד שעת-לילה סבירה מבחינתכם.
 
פשר הקשר: מה כלול בחוזה עם בעלי המקום?
ודאו עם בעלי המקום אם הם מספקים תקליטן, צלם, קייטרינג, מעצב ושירותים נוספים מבית, או שהם מפנים אתכם לרשימת מומלצים שלהם שהעסקאות שתסגרו איתם זולות יותר, או שהכל פתוח לבחירה אישית. בקשו הבהרה לגבי המונח "הכל כלול" וודאו שאתם יודעים היטב מה באמת כלול בעסקה. ואל תשאירו את שאלת תנאי התשלום לסוף. דעו מראש מה צפוי לכם, כמה, באילו מועדים ומה גובה המקדמה. היו מוכנים למקרה שכבר שילמתם מקדמה והאירוע בוטל, או עבר דירה, בקשו אפשרות לבטל את החוזה בתקופת זמן סבירה (עד חודשיים-שלושה לפני האירוע), והגדירו מה ייחשב לגורם סביר לביטול החוזה (פגעי מזג אוויר, פיגוע פח"ע, אבל במשפחה) וכיצד יחושבו הפיצויים. אם תעגנו את כל הפרטים בחוזה מסודר תוכלו להימנע מאי-הבנות מביכות ומעוגמת נפש.
 
ומעל הכל, זכרו ללכת עם הלב. אם יצרתם קשר נפלא עם בעלי המקום ואתם חשים בכימיה המתפרצת ביניכם, רק סיגרו קצוות לפני האירוע וסמכו עליהם שהם כבר יעשו את היתר.


 

 


>> בואו להתעדכן במחירון אולמות וגנים לאירועים.


 
חזרה לרשימת המאמרים בנושא אולמות אירועים וגני אירועים
האם המאמר עזר לך?