צועד אל קיבתכם: מדריך לבחירת שירות קייטרינג לאירוע

כדי שמרקם האירוע יהיה חלק ואחיד, על חברת הקייטרינג לתמרן בין טעמים שונים ובין המתוחכם לפשוט, ולהתגמש למענכם. לא צריך להיות מאסטר שף כדי לבחור בקייטרינג הנכון, כן צריך לשים את הדברים על השולחן
כניסה לרשימת ספקים ובעלי מקצוע בסיווג קייטרינג

תבחרו בגן האירועים הכי מדליק, במוזיקה הכי מחשמלת ובשמלת הכלה הכי לבנה - אם נתחי העוף בצ'ילי יסבלו מזיוף בתיבול, סלט הארטישוק לא יגיע בזמן, מרק הקרפלך יישפך בידי המגישה החיננית ועוגת הקונקורד תתאדה מהמזנון עוד לפני שאחרוני מוסרי הצ'קים יגיעו לזירה, כנראה שהמוזמנים שעמלתם לרצות לא יכתירו את המסיבה שלכם כאירוע השנה. ככה זה, מאירועים יש לצאת עם הרגשת שובע בבטן וטעם של עוד בחך.

כדי שכל האורחים ירגישו מסופקים, ולא יחששו שמישהו חלילה רימה אותם במחיר המנה שכיסו כשהשחילו את המעטפה לתיבה, יש לבחור נכונה בקייטרינג המושלם לאירוע וללוות בקפידה את כל שלבי ההיערכות הקשורה בו.

 

שלב הסינון: ארומת המחיר

בראש ובראשונה החליטו איזה סגנון של קייטרינג מתאים לאופי האירוע שלכם, איזה סוג של שירות מועדף עליכם ומהו התקציב שעומד לרשותכם, שממנו ייגזר מחיר המנה (לרשותכם מחירון לשירותי קייטרינג) בהתאם למספר המוזמנים המוערך. זכרו שהקייטרינג מהווה את עיקר ההוצאה מתוך סך מרכיבי האירוע, ושהחישוב יוכל להיעשות רק לאחר שתסיימו להחתים את כל הצדדים המעורבים על רשימת המוזמנים. סוגיה נוספת שתידרשו להכריע בה היא האם לבחור בקייטרינג המסופק באתר האירועים ומהווה חלק ממנו, או בחברה המגישה שירותים חיצוניים לכל אתר ואתר. אחדות הקייטרינג והגן תוזיל בדרך כלל עלויות, אך הפרדה בין ספקי השירותים תאפשר בחירה מדויקת של הדובדבן שבקצפת.

מצוידים בהחלטות האלה, היכנסו למערכת סינונים מתוחכמת המציגה רשימה ממוקדת של חברות קייטרינג, גשו לקבל המלצות מחברים, ומחברים של חברים, וודאו שבאירועים שלהם לא היה פער בין התפריט שנקבע לתפריט שהוגש ושהשירות והעיצוב היה לרוחם. אם נכחתם באירוע שהמנות וההגשה שבו הזניקו את חיישני הטעם שלכם לשיאים חדשים, בקשו כרטיס ביקור.

 

שלב הטלפון: רישיון להגיש

בשיחת הטלפון המקדימה שתערכו עם מספר חברות קייטרינג מומלצות, שגם עומדות בקריטריונים שהצבתם, בררו אם המחירים תואמים את התקציב שהקצתם, אילו שירותים כוללת החבילה (האם כלולים בה, למשל, שירותי עיצוב לאירועים, בר ופינת קפה), מה כולל העיצוב (האם כלולים בו, למשל, סידור מפות ומפיות וסידורי פירות-ירקות-פרחים), אם אפשר להזמין מנות לאנשים עם צרכים קולינריים מיוחדים (צמחוניים, סוכרתיים, מנועי גלוטן ולקטוז), אם שיטת השירות היא מזנוני בופה או הגשה לשולחנות, אם החברה מצוידת בצוות קבוע של מלצרים (מעל גיל 21) והאם המזון מגיע לזירת השמחות בהובלת קירור שניתן לסמוך עליה.

בקשו את כתובת אתר האינטרנט של החברה, ובזמנכם החופשי בדקו האם יש לה רישיון של משרד הבריאות (הכרחי) ותעודת כשרות (אם זה חשוב לכם), רישיון עסק, אישור יצרן וביטוח, ואם לשף החברה יש רישיון של משרד העבודה. המשאית המובילה את המזון צריכה לשאת רישיון להובלה בקירור בפיקוח וטרינרי. בנוסף, בדקו באתר את גודל החברה ואת הוותק והניסיון שלה בתחום.

 

פגישה ראשונה: מטבח וכימיה

כדי למזער בלבול ודילמות, היפגשו עם שתיים-שלוש חברות קייטרינג בלבד, מהפייבוריטיות שהגיעו לגמר התחקיר המקדים שלכם. התעקשו לפגוש את בעל החברה וגם את השף (אם אינם איש אחד), ועדכנו אותם ואת צוות הקייטרינג בפרטי האירוע שלכם: האם הוא יתקיים באולם או בגן, בצהריים או בערב, באיזה יום בשבוע ובאיזו עונה בשנה. הבהירו את אופי האירוע, ספרו האם תעדיפו מזנונים או הגשה לשולחנות, תארו כיצד תרצו לארגן את המקום לישיבה ומהו סדר האירועים שבמהלכו משולבת הגשת המזון, ופרטו את הרכב האוכלוסייה שתיקח חלק באירוע, חתך הגילאים והמוצאים הדומיננטיים (אם זה חשוב לאוריינטציית המטבח).

בפגישה הזו תוכלו לבחון שני דברים חשובים נוספים: הראשון, ניקיון המטבח של החברה והתעודות המתנוססות על קירות העסק, והשני, הכימיה המתקיימת (או לא) ביניכם לבין הצוות. אם בעל החברה יקבע אתכם פגישה בבית קפה ולא בעסק שלו, יש להניח שלא בכדי הוא נמנע מלהזמינכם להתארח ולרחרח במטבח שלו. אל תוותרו על ביקור במקום בו מכינים את המנות. בביקור גם תוכלו להציץ בכלי ההגשה ולבחון את מצבם (האם הם נטולי שברים ושריטות) ואת התאמתם לסגנון האירוע, וכן לוודא קיומם של כל הרישיונות והאישורים ההכרחיים, כאמור, ואת תוקפם. אישור משרד הבריאות מחייב בדיקות תקופתיות של מים, מי שופכין ובדיקות של הבשר, והוא מהווה הוכחה שלמקום יש תנאים בסיסיים להכנת המזון, כמטבח נקי וחדרים נפרדים לסוגי מזון שונים.

את סעיף הכימיה קל יותר לבחון. יותר מהכל אתם צריכים לחוש שיש לכם על מי לסמוך, שהחברה אמינה ומקצועית ושנוח לכם לשתף עמה פעולה ולפנות לאנשיה בכל בקשה ושאלה. אם אכן זו הרגשתכם, ודאו שבעל החברה יהיה נוכח באירוע שלכם ושהשף לא יתחלף חלילה עד שיגיע המועד הגדול. פיתוח מערכת יחסים נוחה לעבודה תאפשר לכם, במקרה הצורך, לבקש ביתר חופשיות מבעל החברה החזר של המקדמה שתשלמו ומתן ערבות בנקאית או אישית. בירורים נוספים כדאי שתערכו בפגישה זו לגבי מיומנות המלצרים והיחס המספרי ביניהם לבין האורחים (רצוי אחד לעשרה לפחות) ולגבי מספר האירועים שהחברה יוצאת אליהם ביום (נתון שיכול להעיד על גודל המערכת וכפועל יוצא גם על איכות ההכנה וטיב האוכל).

מהפגישה תצטרכו לצאת עם נתון המספרי נוסף, המדובר שבהם: מחיר המנה. חשוב לוודא שלא מתחבאות אי-שם מנות מיוחדות שלא כלולות במחיר, ושיוכנו מנות נוספות במקרה שאורחים לא צפויים יחליטו להגיע בכל זאת (מקובל להכין תוספת של עשרה אחוזים ממספר המוזמנים), שעבורן לא תחויבו בתשלום. ודאו גם שלא תחויבו עבור מוזמנים בעלי שיני חלב: נהוג לא לשלם עבור ילדים עד גיל שש, אלא אם הזמנתם מנות ילדים מיוחדות, שמחירן אמור להיות נמוך יותר ממחיר מנה רגילה. בסוף הפגישה סכמו על תנאי התשלום (לרוב, ייגבו שבעים אחוזים מהסכום לפני האירוע, והיתרה אחריו, והכל במזומן) ועל הטיפים למלצרים (מקובל להעניקם במעטפות נפרדות).

 

שלב הטעימות: על קצה הלשון

לפני קביעת התפריט ותקיעת הכף, חובה לבצע בוחן טעימות. אם לא תטעמו, לא תדעו. לפגישת הטעימות הביאו אתכם אנשים קרובים שאתם סומכים על טעמם ושיקוליהם (שאלו מראש על ההגבלה במספר המוזמנים לטעימות).

רוב חברות הקייטרינג עורכות "ערב טעימות" לדוגמה במיוחד עבור קבוצות מתעניינים. ערבים אלה מוצאים מהקשרם בדרך כלל, ולכן כדאי להגיע גם לאירוע אמיתי רלוונטי, לראות את הקייטרינג בפעולה, להתרשם מאופן הקמת האירוע, מעיצוב השולחנות, מהאסתטיקה של המנות, מצורת הגשת האוכל ומתפקוד המלצרים, להציץ מה קורה כשאוזלת מנה במזנון ואיך מנווטים התורים, לטעום מכל הרפרטואר, לבחון את טיבו ולוודא אם הוא חם או קר מספיק ואם הוא מתובל ועשוי כהלכה.

 

שלב התפריט: מנה אחת אפיים

כשהבשילו התנאים, ערכו את הפגישה המכרעת שבה תסגרו, בשיתוף השף ובעל הקייטרינג, את התפריט שיענה על כל מאווייכם ויתאים למאפייני האירוע וקהל היעד. התעקשו על מה שנראה לכם הכרחי ושאלו מה שלא ברור לכם. הרכב התפריט צריך להשאיר כל אורח מסופק, ולשם כך צריך לשים דגש מיוחד על המנות העיקריות והקינוחים. אם אתם מעוניינים באוריינטציה מאוד ספציפית שהתפריט יבוסס עליה, כמו אוכל צמחוני, אוכל סיני ואוכל מהמטבח האיטלקי, פרטו בדיוק מרבי את המגוון האפשרי לתפריט, שישמש בסיס לעבודה עבור מומחי הקייטרינג שלכם.

רצוי להתאים את התפריט לעונת השנה: מאכלי חורף חמים, כבדים ומשביעים יותר ממאכלי קיץ, שנחשבים לקלילים. תבשילי קדירה יהיו מצוינים בחורף בעוד בשר צלוי על האש יזוהה עם הקיץ. גם מבחר הפירות והסלטים יושפעו מעונות השנה, וודאי שהקינוחים. דינם של ופל בלגי חם וסופלה לוהט שונה מזה של סורבה ליצ'י קר וגלידת פסיפלורה. יש לזכור גם שבקיץ ההקפצות יכולות להיעשות לעיני-כל תחת כיפת השמים, בעוד בחורף מסתתרים כל ווק ופויקה מאחורי מבנה מקורה.

בעת קביעת התפריט הביאו בחשבון גם את סוגיית הכשרות, אם היא רלוונטית, וזכרו שלקינוחים על בסיס חלב יש תחליפים, ולא בהכרח צמחיים (חלב קוקוס, בסיס פירותי). בנוסף, רצוי להקפיד על איזון בין כמות המנות הניתנת במעמד קבלת הפנים (כדאי שתהיה מדודה, שלא תסתום את התיאבון אלא תפתח אותו) ובין המנות העיקריות הניתנות בהמשך.

 

פגישת ספקים דשנה

כדי להימנע ממצב שבו התקליטן ייתקל בשמלת המלצרית ומרק המלפפונים יישפך על הפנס שהתאורן רק סיים להרכיב, יש לערוך פגישת תיאום מכינה בין כל הספקים הקשורים באירוע. כל אלה צריכים לדעת היטב האם האוכל מוגש במזנונים או לשולחנות הישיבה (או שמדובר בהגשה משולבת), מתי וכמה פעמים במהלך האירוע הוא יוגש, וכיצד והיכן ממוקמים השולחנות ומה מספרם (היחס המקובל הוא מזנון אחד לכ-40-30 מוזמנים). בבקשות לא שגרתיות צריכים כל הנוגעים בדבר להיות מיודעים על אחת כמה וכמה, כדי שטאבון ההמבורגרים, למשל, שיתחיל לפעול לקראת חצות לא ישרוף את החצאיות המפזזות על הרחבה, וקולות מכונת הגלידה או הצמר-גפן סוכר שיתגמלו את אחרוני הרוקדים לא יתחרו בסאונד של להקת הקריוקי שעל הבמה.

 

שאלות לדזרט

ימים ספורים לפני החגיגה, נסו לוודא ככל שניתן את מספר המוזמנים שמתכוונים להגיע, ועדכנו בכך את צוות הקייטרינג ואת חברת השכרת הציוד לבל יפתחו שולחנות ומנות לחינם. מקובל להושיב בשולחנות עגולים שמונה-עשרה אנשים ובשולחנות מרובעים כעשרה. תצטרכו רק להחליט האם לשריין מושב מסומן לכל מוזמן או להקצות שולחנות עבור קבוצות אנשים בעלי מכנה משותף מסוים באופן כללי יותר ומגביל פחות.

שאלות אחרונות שכדאי להפנות לצוות הקייטרינג לפני שעת השין, הן האם תוכלו לקבל לביתכם את המנות שלכם ארוזות כבשירות טייק-אוויי, לאחר שבמשך כל הערב נמנעתם מלגעת בהן מפאת לחץ והתרגשות, והאם החברה תואיל לתרום מזון שנשאר בסוף האירוע לעמותות המסייעות לנזקקים.

 

 


>>לרשותכם מערכת סינונים לאיתור חברת קייטרינג המתאימה ביותר עבורכם

 
חזרה לרשימת המאמרים בנושא קייטרינג
האם המאמר עזר לך?