חגיגה קולינרית: מדריך לבחירת קייטרינג לאירוע

תבחרו בגן האירועים הכי שווה, במוזיקה הכי מרימה ובשמלת הכלה הכי מחמיאה - אם נתחי העוף בצ'ילי יסבלו מעודף תיבול, סלט הארטישוק לא יגיע בזמן ומרק הבטטה יהיה תפל - כנראה שהמוזמנים שעמלתם לרצות לא יכתירו את המסיבה שלכם כאירוע השנה. ככה זה, מאירועים יש לצאת עם הרגשת שובע בבטן וטעם של עוד בחך. כדי שכל האורחים ירגישו מסופקים, ולא יחששו שמישהו חלילה רימה אותם במחיר המנה שכיסו כשחתמו על הצ'ק, יש לבחור נכונה בקייטרינג המושלם לאירוע וללוות בקפידה את כל שלבי ההיערכות הקשורה בו. אז איך בוחרים קייטרינג לאירוע?

סינון על פי העדפות

בראש ובראשונה החליטו איזה סגנון של קייטרינג מתאים לאופי האירוע שלכם, איזה סוג של שירות מועדף עליכם ומהו התקציב שעומד לרשותכם, ממנו ייגזר מחיר בהתאם למספר המוזמנים המוערך. סוגיה נוספת שתידרשו להכריע בה היא האם לבחור בקייטרינג המסופק באתר האירועים ומהווה חלק ממנו, או בחברה המגישה שירותים חיצוניים לכל אתר ואתר.

מחפשים קייטרינג לאירוע? התחילו באינדקס חברות הקייטרינג של דפי זהב

מצוידים בהחלטות האלה, גשו לקבל המלצות מחברים, ומחברים של חברים, ודאו שבאירועים שלהם לא היה פער בין התפריט שנקבע לתפריט שהוגש ושהשירות היה לרוחם. אם נכחתם באירוע שהמנות וההגשה שבו הזניקו את חיישני הטעם שלכם לשיאים חדשים, בקשו פרטים.

ירידה לפרטים - מחיר ורישוי

בררו אם המחירים תואמים את התקציב שהקצתם, אילו שירותים כוללת החבילה (האם כלולים בה, למשל, בר ופינת קפה), האם אפשר להזמין מנות לאנשים עם צרכים קולינריים מיוחדים (צמחוניים, טבעוניים, מנועי גלוטן וכו'), האם שיטת השירות היא מזנוני בופה או הגשה לשולחנות, אם החברה מצוידת בצוות קבוע של מלצרים והאם המזון מגיע לזירת השמחות בהובלת קירור שניתן לסמוך עליה.

בדקו באתר החברה האם יש לה רישיון של משרד הבריאות ותעודת כשרות (אם זה חשוב לכם), רישיון עסק, אישור יצרן וביטוח ואם לשף החברה יש רישיון של משרד העבודה. המשאית המובילה את המזון צריכה לשאת רישיון להובלה בקירור בפיקוח וטרינרי. בנוסף, בדקו באתר את גודל החברה ואת הוותק והניסיון שלה בתחום.

דגשים לפגישה ראשונה

בפגישתכם עם חברת הקייטרינג, עליכם לספק את כל הפרטים על האירוע: האם הוא יתקיים באולם או בגן, בצהריים או בערב, באיזה יום בשבוע ובאיזו עונה בשנה. הבהירו את אופי האירוע, ספרו האם תעדיפו מזנונים או הגשה לשולחנות, תארו כיצד תרצו לארגן את המקום לישיבה ומהו סדר האירועים שבמהלכו משולבת הגשת המזון, ופרטו את הרכב האוכלוסייה שתיקח חלק באירוע, חתך הגילאים והמוצאים הדומיננטיים אם זה חשוב לאוריינטציית המטבח. ראו אם רואים את ההעדפות שלכם בעין יפה ואתם מקבלים מענה לכל בקשה.

בפגישה הזו תוכלו לבחון את הכימיה המתקיימת (או לא) ביניכם לבין הצוות. אתם צריכים לחוש שיש לכם על מי לסמוך, שהחברה אמינה ומקצועית ושנוח לכם לשתף עמה פעולה ולפנות לאנשיה בכל בקשה ושאלה. אם אכן זו הרגשתכם, ודאו שבעל החברה יהיה נוכח באירוע שלכם ושהשף לא יתחלף חלילה עד שיגיע המועד הגדול. ודאו בפגישה פרטים נוספים הקשורים למחיר, למשל האם מכינים אקסטרה מנות במידה ויגיעו יותר אורחים מהמצופה, האם לא תשלמו עבור אורחים-ילדים עד גיל שש וכן בררו על תנאי התשלום.

טעימות

לפני קביעת התפריט מומלץ ונהוג לבצע מבחן טעימות. לפגישת הטעימות הביאו אתכם אנשים קרובים שאתם סומכים על טעמם ושיקוליהם (שאלו מראש על ההגבלה במספר המוזמנים לטעימות). רוב חברות הקייטרינג עורכות "ערב טעימות" לדוגמה במיוחד עבור קבוצות מתעניינים. אם לא אהבתם את מה שאכלתם - אל תצפו שהאורחים שלכם יאהבו.

סגירת תפריט

כשהבשילו התנאים, ערכו את הפגישה המכרעת שבה תסגרו, בשיתוף השף ובעל הקייטרינג, את התפריט שיענה על כל מאווייכם ויתאים למאפייני האירוע וקהל היעד. התעקשו על מה שנראה לכם הכרחי ושאלו מה שלא ברור לכם. הרכב התפריט צריך להשאיר כל אורח מסופק, ולשם כך צריך לשים דגש מיוחד על המנות העיקריות והקינוחים. אם אתם מעוניינים באוריינטציה מאוד ספציפית שהתפריט יבוסס עליה, כמו אוכל צמחוני, אוכל סיני ואוכל מהמטבח האיטלקי, פרטו בדיוק מרבי את המגוון האפשרי לתפריט, שישמש בסיס לעבודה עבור מומחי הקייטרינג שלכם.

רצוי להתאים את התפריט לעונת השנה - מאכלי חורף חמים, כבדים ומשביעים יותר ממאכלי קיץ, שנחשבים לקלילים. תבשילי קדירה יהיו מצוינים בחורף בעוד בשר צלוי על האש יזוהה עם הקיץ. גם מבחר הפירות והסלטים יושפעו מעונות השנה, וודאי שהקינוחים. דינם של ופל בלגי חם וסופלה לוהט שונה מזה של סורבה ליצ'י קר וגלידת פסיפלורה.

בעת קביעת התפריט הביאו בחשבון גם את סוגיית הכשרות, אם היא רלוונטית, וזכרו שלקינוחים על בסיס חלב יש תחליפים, ולא בהכרח צמחיים (חלב קוקוס, בסיס פירותי). בנוסף, רצוי להקפיד על איזון בין כמות המנות הניתנת במעמד קבלת הפנים (כדאי שתהיה מדודה, שלא תסתום את התיאבון אלא תפתח אותו) ובין המנות העיקריות הניתנות בהמשך.

תיאום בין כל הספקים באירוע

יש לערוך פגישת תיאום מכינה בין כל הספקים הקשורים באירוע. כל אלה צריכים לדעת היטב האם האוכל מוגש במזנונים או לשולחנות הישיבה או שמדובר בהגשה משולבת, מתי וכמה פעמים במהלך האירוע הוא יוגש, וכיצד והיכן ממוקמים השולחנות ומה מספרם (היחס המקובל הוא מזנון אחד לכ-40-30 מוזמנים). בבקשות לא שגרתיות צריכים כל הנוגעים בדבר להיות מיודעים על אחת כמה וכמה, כדי שיהיה תיאום. כך למשל, הדי.ג'יי צריך לדעת שבחצות ייפתח דוכן ההמבורגרים ולהתאים את המוזיקה או להכריז על כך, או שקולות מכונת הגלידה או הצמר-גפן מתוק שיתגמלו את אחרוני הרוקדים לא יתחרו בסאונד של הלהקה שהגיעה להופיע על הבמה.

תמונת מצב אישורי ההגעה

ימים ספורים לפני האירוע, נסו לוודא ככל שניתן את מספר המוזמנים שמתכוונים להגיע, ועדכנו בכך את צוות הקייטרינג ואת חברת השכרת הציוד לבל יפתחו שולחנות ומנות לחינם.

מה קורה אחרי האירוע?

כדאי להתייחס גם למה שיקרה לאחר שהאירוע יסתיים, ועדיף לעשות זאת לפני האירוע ולא במהלכו. למשל, בררו האם תוכלו לקבל לביתכם את המנות שלכם ארוזות בטייק-אוויי, לאחר שבמשך כל הערב נמנעתם מלגעת בהן מפאת לחץ והתרגשות, או האם החברה תואיל לתרום מזון שנשאר בסוף האירוע לעמותות המסייעות לנזקקים.

כמה יעלה לכם קייטרינג לאירוע? בדקו במחירון שירותי הקייטרינג של דפי זהב