כתבות בנושא שירותי משרד ומזכירות - תמונת אווירה

שירותי משרד במיקור חוץ: מה זה, ומהם השירותים המוצעים ללקוחות?

מאת: רון שגב פינקלמן | פורסם: 13.10.14

מיקור חוץ (או outsourcing בלועזית) זהו למעשה שירות שמאפשר לארגונים ולעסקים להיעזר באנשי מקצוע חיצוניים המתמחים בתחומים רלוונטיים, במקום להעסיק עובדים קבועים כחלק בלתי נפרד מהארגון. כך, שירותי משרד במיקור חוץ, מיועדים בעיקר לעסקים קטנים ובינוניים שאינם יכולים להחזיק צוות עובדים גדול, אך בדרך זו יכולים ליהנות ממגוון שירותים משרדיים ומן היתרונות הרבים הקיימים בשיטה.

בכתבה זו:

הרעיון שעומד מאחורי שיטת מיקור חוץ הוא לספק מגוון שירותי מומחים בתחומים שונים לעסקים. שיטה זו מאפשרת לכל עסק לחסוך ולהתייעל, כיוון שכך אינו נזקק להחזיק כוח אדם מטעמו באופן קבוע, שעלותו הקבועה גבוהה יותר.

מיקור חוץ - outsourcing

בעידן המודרני, הביקוש למומחיות בתחומים שונים ומגוונים בא לידי ביטוי כמעט בכל הנישות המקצועיות הקיימות. מגוון תחומי ההתמחויות השונים יצרו חברות המתמחות בשירותי מיקור חוץ רבים. דוגמה אחת מני רבות אפשר למצוא בתחום הרכב והשכרת הרכבים בחברות רבות, שבוחרות להעביר את תחום הרכב למיקור חוץ שמתפעל את הרכבים, דואג להשכרתם, מעניק טיפול שוטף, דואג לשירותי ביטוח ועוד.

בארגונים גדולים מיקור החוץ נעשה בעזרת מכרז, בצורה מסודרת ובה מפורטים כל התנאים הנדרשים מהספק, וכן מפורטים תנאי ההתמודדות והפרמטרים לבחירתו. דוגמה אחרת למיקור חוץ אפשר למצוא בחברות ההייטק וכן בחברות השיווק והפרסום, הפועלות על פי פרויקטים מסוימים שדרישותיהם משתנות כל העת.

בחברות ובארגונים גדולים, נהוג למנות נציג שאחראי על קשר רציף ופיקוח על חברות מיקור החוץ שעובדות ומספקות שירותים שונים עבור אותו ארגון.

שירותי משרד במיקור חוץ

שירותי משרד במיקור חוץ מאפשרים ליהנות ממגוון שירותים משרדיים הכוללים, בין היתר: שירותי הקלדה, מענה אנושי, שירותי מזכירות, מענה טלפוני, שירותי תרגום וכדומה. שירותים אלו חוסכים לעסק משאבים, זמן ואנרגייה רבים.

איך זה מתנהל? נניח שאתם זקוקים למזכירה. במקרה זה, לא תיאלצו לדאוג לשכר חודשי קבוע ולתנאים סוציאליים, ואף לא למקום משרד מסודר. התשלום עבור שירותי מזכירות או עבור שירותי קלדנות הוא לפי שעה ועל פי הצורך בלבד.

למי מתאים השירות? לעסקים קטנים ובינוניים, ולעסקים בזמן חופשה או בזמן חוסר פעילות (כדוגמת שעות הלילה). שירותי משרד כוללים גם שירותי ניהול משרד, ניהול צ'אט אנושי באינטרנט, שירותי גבייה, ניהול יומן, תיאום פגישות, ניהול ושימור מועדון לקוחות, תפעול מוקד שירות לקוחות ואפילו שירות מזכירה אישית.

המקוריים שבמשרדים יציעו לכם גם טיפול בקביעת מסגרות תשלום מול הספקים והלקוחות של החברה בארץ ובחו"ל, ניהול חשבונאי כולל הפקת חשבוניות, התנהלות מול הבנקים ועוד.

היתרונות בשירותי משרד חיצוניים

שירותי משרד במיקור חוץ הופכים ליותר ויותר פופולאריים, הודות לקבלת מקסימום שירותי משרד מקצועיים במינימום הוצאות מיותרות ובלי יצירת יחסי מעביד-עובד.

שירותי משרד במיקור חוץ מוכרים כהוצאה מוכרת.

שירותי משרד במתכונת של 24/7 מקנים פתרון אידיאלי למענה רציף ללקוחות העסק.

השירותים ניתנים על ידי מומחים, משמע שירותי המזכירות ניתנים על ידי מזכירות מקצועיות ובעלת ניסיון וידע רב.

יתרון בולט לבעלי עסק קטן שהיקף עבודתו המשרדית אינה מצדיקה העסקת מזכירה במשרה מלאה ואף חלקית.

שירותי המשרד החיצוניים מותאמים באופן אינדיווידואלי לכל משרד, ובהתאם לצרכיו של כל עסק.

אפשרות לניהול זמן ומשאבים ליישום אסטרטגיות עסקיות, הודות לכך שמישהו אחר מטפל בכל נושא האדמיניסטרציה. שירות זה מפנה את בעלי העסקים להתמקד במכירות, באיתור לקוחות חדשים, בייעול השירות ועוד.

וממה להיזהר?

לפני שאתם בוחרים בשירותי משרד במיקור חוץ, כדאי להיות מודעים לכמה היבטים:

קשה לפקח ולהתוות מדיניות והתנהלות עסקית אחידה בשיטה זו.

יש סכנה שגם מתחרים שלכם משתמשים באותה חברת אאוטסורסינג, ולכן גובר החשש מפני 'זליגת מידע' חסוי מן העסק שלכם.

כלקוח אתם תלויים ברמת המקצועיות של עובדים המועסקים על ידי אותה חברה לשירותי משרד.

אבדן קשר ישיר עם לקוח עלול לפגום בקשר הרציף וביצירת מערך אנושי ויחס אישי עם הלקוח.

סימנים שמצביעים על הצורך בשירותי משרד במיקור חוץ

צורכי משרד משתנים בתדירותם לפי תקופות/עונות.

ניהול זמן לא נכון והקדשת זמן רב מדי לאדמיניסטרציה, במקום להגדלת תפוקת העסק ולפיתוחו.

אי כדאיות כלכלית בגיוס כוח אדם מקצועי לטובת עבודות משרדיות.

צורך במענה טלפוני ומתן שירות 24/7.

השקעה כספית גבוהה נדרשת בעסק, שמצריכה צמצום הוצאות אחרות והוצאת שירותי המשרד למיקור חוץ לשם צמצום והתייעלות.

חוזה התקשרות - מה יש בו?

חתימת חוזה עם הספק מחייבת אתכם לשים לב לכמה דגשים, בהם:

כל הכתוב ברור ונהיר לכם באופן גורף

כל מכלול השירותים מפורט כראוי

אין 'אותיות קטנות' וערפול בכתוב

מחויבות הספק מוגדרת היטב

כל נושא התשלום מוגדר וברור

תנאי הפסקת השירות מפורטים היטב

גבולות האחריות ברורים

זמני האספקה והמענה השירותי מוגדרים

קיום פגישות מעקב מדי תקופה

שירותי משרד במיקור חוץ - לסיכום

קבלת ההחלטה באשר לאאוטסורסינג אינה פשוטה עבור כל בעל עסק, כיוון שמשמעה לשחרר מעט את השליטה, ולתת אמון בחברה חיצונית אחרת שתעשה עבורו חלק מן העבודה. חשוב להדגיש שירותי משרד ומזכירות במיקור חוץ לא בהכרח מתאים לכל ארגון או לכל עסק, וצריך לבחון היטב את היתרונות לצד החסרונות. כדאי לבדוק עלות מול תועלת, ולהתייחס למטרת העסק ולאופי ניהולו השוטף.

לכל הכתבות בנושא

הרשמה לניוזלטר

הרשמו לניוזלטר שלנו קבלו עדכונים ישירות לתיבה:

כתובת הדוא"ל אינה תקינהכתובת האימייל שהזנת קיימת במערכתשגיאה..אנא נסה מאוחר יותר

תודה! הרשמתך הסתיימה בהצלחה