משרד להשכרה - לשכור בחוכמה ולהשכיר בתבונה

השכרת משרד שונה מאוד מהשכרת דירה, הן עבור השוכר הן עבור המשכיר. שוכר שמחפש לפתוח משרד, רואה באיתורו צעד חשוב ביותר, ובצדק. בשל חשיבות הצעד יש לשים לב ללא מעט פרטים, ולהתנהל בזהירות בעת שכירת המשרד. כדי לבחור נכס להשכרה שישמש כמשרד, על השוכר לחשוב על המיקום, על דמי השכירות ועל תשלומים נלווים; לוודא שיש אופצייה להארכת השכירות; לקבל ייעוץ מעורך דין ולדאוג שהמשרד יהיה נגיש, נוח וראוי. גם המשכיר, מצדו, צריך להתנהל בתבונה, ולשים לב ללא מעט דברים. אז איך שוכרים נכון משרד, ואיך משכירים אחד כזה בלי ליפול בפח?
כניסה לרשימת ספקים ובעלי מקצוע בסיווג משרדים למכירה והשכרה

אם אתה בעל עסק, אחד הצעדים החשובים והמשמעותיים שתעשה, זה לבחור את המקום שבו יתנהל העסק שלך; לבחור את  ה"בית" שיהיה לך משרד. בטרם נפרוש בפניך אילו צעדים חשוב שתנקוט, ואילו שיקולים חשוב שתפעיל כשתבצע את הבחירה,  נשיב על שאלה סופר חשובה: 

 

למה שכירת משרד שונה משכירת דירה?

רובנו בחיים שכרנו דירה או שתיים, ואסור שנטעה לחשוב ששכירת משרד כמוה כשכירת דירה. מדובר בשני עולמות שונים לחלוטין. שכירת משרד היא הרבה יותר מורכבת, הרבה יותר משמעותית וכוללת הרבה יותר פרטים וזוויות הסתכלות שונות.  חובותיך כשוכר הן שונות, חשיבות הדברים היא אחרת וההיערכות שתידרש ממך, כלל לא דומה למה שהתרגלת. היקף  ההתחייבות שלך כשוכר משרד, גדולה הרבה יותר מהתחייבותך כשוכר דירה, פשוט כי דמי השכירות והתשלומים הנלווים להם, לרוב יהיו גדולים הרבה יותר. כמו-כן, תקופת השכירות תהיה ארוכה יותר (מי משכיר עסק רק לשנה, שנתיים, שלוש?  עסק זה לכל החיים, או לפחות, בתקווה לכמה שנים קרובות). לצד דמי השכירות הגבוהים ותקופת ההשכרה הארוכה, גם מידת ההשקעה הנדרשת ממך, גדולה יותר כשמדובר במשרד. אכלוס המשרד לא כרוך רק בהובלה ריהוט ובסידורו במקום, אלא  במסכת פעולות ארוכות של התאמת הנכס לצורכי העסק. כל אלה, לצד חשיבות הצלחת העסק וצרכיך השונים כבעל משרד,  מטילים עליך חובה לבחון דברים אחרים לגמרי, ולנקוט פעולות נוספות על אלה שנוקט מי ששוכר דירת מגורים. יש הרבה   נתונים הנוגעים לנכס, שעליך לבדוק לשם קבלת ההחלטה על השכירות. נתונים שלא משנים כהוא זה לשוכר דירה. 
 
הבדלים משמעותיים אלה מקימים חובת התנהלות זהירה וחכמה, שלוקחת בחשבון את כל הפרטים הבאים בדרך לבחירת המשרד שלך. יש כל כך הרבה משרדים להשכרה, איך תדע במה לבחור, ואיך תבחר נכון? כל התשובות, ובמילים אחרות - טיפים מעשיים למשכירי משרד:
 
 

עניין של מיקום

לבחירת המיקום חשיבות עצומה בעת בחירת משרד. עסק מתמקם במיקום מסוים, צובר מוניטין ולא נודד כל שנה. מיקום המשרד הופך לחלק מזהות העסק, ולא רצוי שהוא ישתנה. לכן, כשבוחרים משרד, חייבים לחשוב על מאפיינים שונים של המיקום, ולתת עליהם את הדעת:
 
1. האם המיקום משדר יוקרה? מתאים לאופי המשרד? משתלב עם הנוף?
2. האם המשרד נגיש ונוח? כך, למשל, האם יש חניה בקרבת מקום? האם יש תחבורה ציבורית נוחה שתאפשר הגעה אליו?
3. היאים השכנים בעיניכם? האם יש עסקים מתחרים דומים; ואם כן, האם זה טוב לכם, או גרוע? מצד אחד, עסקים  דומים נוטים להתמקם באזורים דומים, ומותגים חזקים לצדך ישפיעו על האטרקטיביות שלך, אך מצד שני יש גם סיכון  שמי שטרח וביקר במשרד שלך, יחצה את גרם המדרגות ויגיע למשרד אחר, שם יבחר להישאר. 
 
 

עניין של עיצוב

חשוב לבחון ולשאול - האם המשרד נוח לעיצוב, לחלוקה לחללים, למקום שבו יתקבל הקהל? האם מדובר בחלל מואר?  מאוורר? מזמין? כזה שיהיה נעים ללקוחות המשרד לשהות בו? האם הוא מספיק גדול? האם הוא מחולק נכון? האם יש בו שני חדרי שירותים - אחד למבקרי המשרד, ואחר לעובדיו? האם מבקרי המשרד ירגישו בנוח כשיבואו למשרד, ויחושו בטוחים?  מהי רמת הגימור של המבנה? מהם השירותים הסביבתיים הקיימים (מסעדות, דואר, בנק)?

 

עניין של התאמה משפטית

להבדיל מדירת מגורים, כדי שמקום ישמש כעסק, יש צורך ברישיונות מיוחדים. היתרים לעסק תלויים בגורמים שונים ומגוונים,  ומאפייני המשרד עצמו משפיעים על הסיכוי לקבל את ההיתר. לכן, יש חשיבות גדולה מאוד לבדיקה משפטית של הנכס לפני הבחירה בו. לבדיקה המשפטית חשיבות גדולה גם בשל עניינים אחרים שמקימים צורך בבדיקה משפטית. בדיקה משפטית שכזו, תכלול בחינה אם יש לבצע בנכס התאמות כדי לזכות ברישיון; וידוא של זהות המשכיר ובעלותו על הנכס; ביצוע בדיקות  מקדמיות שבעל הנכס אינו פושט רגל או בהליכי פירוק ועוד.

 

עניין של מחיר

בעוד ששוכרי דירה משלמים דמי שכירות, ארנונה ודמי וועד, כאשר מדובר במשרדים להשכרה, לדמי השכירות נלווים מיני תשלומים שונים. בעת בחירת המשרד להשכרה, צריך בעל המשרד לשקול גם את התשלומים הללו שכוללים: דמי ניהול,  תשלומים עבור חניית עובדים ואורחים, שירותי ניקיון, ארנונה בגין שטחים משותפים ועוד. יש גם לבחון את אופי התשלום - מהי תדירות התשלומים עבור דמי שכירות המשרד (האם מדובר בתשלום חודשי, דו-חודשי או מדי תקופה). מידע זה משפיע על התאמת המשרד לשוכר, משום שהוא תלוי בתזרים המזומנים בעסק, בהתנהלות הכלכלית של המשרד, בפוטנציאל העסקי  וכמובן בשאלה האם ימומש או לא והאם העסק יצליח. 

 

עניין של ביטחון

בטרם מחליטים על המשרד המתאים להשכרה, חשוב גם להתבונן בחוזה השכירות. חוזה שכירות משרד שונה לחלוטין מחוזה שכירות דירת מגורים, וחשוב שייערך וייחתם תחת עיניים משפטיות מנוסות. על קצה המזלג נוכל לומר שחוזה שכירות משרד חייב להיות חוזה ארוך טווח, מפורט ביותר וצריך לכלול את כל הביטחונות המשפטיים שיגנו הן על השוכר הן על המשכיר. 

 

עניין של המשכיות

מי שפותח עסק, לא עושה את זה לשנה אחת בלבד. על כן חשוב מאוד למצוא משרד שאפשר לשהות בו לטווח ארוך, ושברור  כי המשכיר לא שוקל שינוי ייעוד בקרוב. בהקשר זה, חשוב מאוד שחוזה שכירות משרד יכלול סעיפי אופצייה להארכת תקופת  השכירות, ורצוי שהיא תהיה בידי השוכר ולא בידי המשכיר.

 

ומה לגבי המשכירים?

לא רק השוכרים אלא גם המשכירים חייבים להיות חכמים וזהירים בעת השכרת משרד. לכן, חשוב לציין, גם אם בקצרה, כמה טיפים למשכירי משרד:
 
1. אופי העסק והתאמתו לסביבה: גם לך חשוב שהעסק יצליח, ולכן גם עליך להקפיד על התאמה בין הסביבה לעסק.
2. ללמוד כמה שיותר על השוכר: עליך להסיק כי השוכר בעל יכולת כלכלית, וכזה שיעמוד בתנאי החוזה; עליך לכלול כמה שיותר ביטחונות בחוזה השכירות; עליך לבדוק היטב את השוכר, את העסק ואת מאפייניהם, ולוודא שמדובר בעסק כשר וחוקי לחלוטין. למרבה הצער, משרדים מהוגנים מכסים לא פעם על פעילות פלילית, ואתה לא רוצה שזה יקרה בנכס שלך. 
3. עליך להתרשם מהשוכר, מהעסק ומהפוטנציאל הכלכלי הגלום בו, על ידי בחינה מדוקדקת של: השוכר עצמו, חוג לקוחותיו - מאפייניהם ומספרם, המוניטין שלו, הוותק שלו, משך פעילותו בתחום, האמצעים הפיננסיים העומדים לרשותו.
4. ייעוץ משפטי בטרם חוזה השכירות הוא בגדר חובה שאין לוותר עליה. יש סעיפים שאסור להשכיר משרד בלעדיהם,  כמו, למשל, סעיף הקובע לאילו מטרות הנכס מושכר, ואשר מקים איסור על פעילות אסורה במקום. 

 
 
 
חזרה לרשימת המאמרים בנושא משרדים למכירה והשכרה
האם המאמר עזר לך?